二．先進的管理理念和規范的管理機制相結合
現代化設備在各類樓宇中的大量使用，使物業管理企業在設備管理過程中產生了許多前所未有的新情況，給設備管理工作帶來了一系列的新問題。
（1）現代化設備的使用可以獲得高效率和高經濟效益，但同時也導致了一些的嚴重后果：故障損失大，磨損腐蝕加快，嚴重污染環境和能源消耗大等。
（2）設備的投資和使用維護費用大量增加，迫切要求注重設備與設備管理的經濟效果。
（3）現代化設備的技術綜合性強，全過程環節多，且相互影響，相互制約。因此，必須進行系統管理，確保服務體系的優化運轉。
（4）使用現代化設備，崗位分工較細，經常是單工序操作，設備結構復雜，人的感官能力難以適應，因此，要求加強人機關系的研究，以保證人與設備的協調。針對上述現代化設備所帶來的一系列新情況，新問題，傳統的維修型設備管理方式越來越暴露出它的局限性。其局限性主要表現在：
（1）傳統設備的大量工作集中在維修階段，而較少注意設備全過程的管理，設備維修的目的只是為了保障服務的單一設備修復，本質是靜態管理；在科技迅速發展的情況下，已經不能適應對現代化設備進行系統管理的要求。
（2）傳統設備管理不能保證各個環節之間的有機聯系。制造與使用分家，安裝調試期與運行使用期脫節，不利于有效解決使用現代化設備所帶來的新問題。
（3）傳統設備管理在技術、經濟、組織關系方面側重技術管理，忽視經濟管理，同時對組織管理工作不夠重視。
（4）傳統設備管理仍然停留在單純配備服務的階段，在企業轉變為以經營為中心的情況下，不能為貫徹企業的經營方針目標及時提供技術，經濟保證。
（5）傳統設備管理只注重設備管理機構和專業人員的參加，沒有把同設備有關的部門，人員組織協調起來。缺乏廣泛的群眾基礎。
由于傳統設備管理存在如此多的局限性，它以不能適應和滿足在科學技術和商品經濟迅速發展下，管理好現代設備的客觀要求。其實歸根結底是設備管理觀念，組織建設和規范的管理制度建設及專業人才的培養，跟不上時代發展的步伐。成為制約設備管理發展的瓶頸。因此將先進的管理理念和規范的管理機制有機的結合在一起，積極地應用科學技術成果，對設備有效進行綜合管理，才能充分發揮設備的效能。達到設備管理現代化是物業管理企業解決制約其發展的重要環節。
先進的管理理念就是樹立設備綜合管理的思想，明確設備管理在企業經營中的重要地位使它與企業管理系統的各個方面形成有機的結合。運用系統管理理論改變過去孤立的看待設備管理的觀念，做到與企業管理現代化同步發展。
規范的管理機制，就是要按照物業管理的規模，考慮使用設備的數量，復雜程度和設備的集中程度，管理人員的業務水平，檢修人員的技術力量和組織形式，結合物業的特性、功能及工作特點等各種因素，實事求是地設置設備管理機制。
一．建立完善的設備管理規章制度
規范的設備管理規章制度主要有以下幾種：
1．設備管理崗位責任制度。
2．設備基礎資料管理制度。
3．設備運行和維修管理制度。
4．設備檢修制度。
5．固定資產管理制度。
6．培訓教育制度。
7．特殊設備管理及應急制度。
8．各類機房、變配電室的出入登記制度等。
二．好設備管理的基礎資料工作
基礎資料工作是設備管理工作的根本因素，必須正確齊全。利用現代化手段運用電腦進行管理，使基礎資料電子化、網絡化、活化其作用。
主要應做好以下八方面的工作：
1．收集并整理好設備的原始檔案及隨機資料附件等。
2．建立設備卡片健全設備設施臺帳。
3．建立設備概況，設計參數技術標準及簡圖，設備運行狀況備品配件、維護保養和檢修情況、設備大中修記錄、設備事故記錄，更新改造和移裝記錄，報廢記錄等各類技術登記薄。
4．收集匯總設備系統竣工圖、系統圖等各類圖文資料。
三．確定設備管理目標
管好、用好、修好、調整好現有設備，提高設備的利用率及完好率，這是設備管理的根本目標。設備的使用及維修是設備管理的重要環節。設備技術性能的發揮使用壽命的長短，固然同設備的先天條件有關，但在很大程度上是取決于它的后天條件，即設備管理的好壞。如果一臺設備能正確使用，精心維護保養，定期檢查修理，就能保持設備的完好，延長設備的使用壽命；相反，如果使用不當，就會降低設備的有效利用率，縮短設備的使用壽命嚴重時還會引起設備事故，造成設備的損壞或報廢。因此確定設備管理目標應該從以下三方面定位：
1．訂立設備管理的質量方針
質量方針的訂立應該建立在以用戶為關注焦點的法規上，設備管理運行的好壞直接與用戶高效辦公效率掛鉤。因此，我們在進行設備管理時應該以設備的完好程度為重，以用戶的感受至上。
2．完善設備的有效利用率根據統計，設備事故大多是由于操作使用不當造成的。由于操作使用不當，設備沒有正確的維護保養，設備必然很容易陳舊老化，設備的故障及檢修也逐步趨向頻繁，花費在排除故障及計劃檢修（搶修）的時間也增多，設備有效工作時間減少，設備停機或無效工作越來越多，勢必會大大降低設備的有效利用率。但是任意削減必要的維護保養時間和維修資金來提高有效利用率也是不可取的。任意加大設備的運載能力，使設備長時期超負荷運行也不是不行，長時間這樣“拼設備”勢必加劇設備的損壞直至報廢。另外，采用大馬拉小車的現象在現代樓宇中屢見不顯，這種做法勢必會造成能源的極度浪費也是不可取的，應盡快更換或改造此類設備，保證設備的有效利用率。
3．保證設備的完好率
設備的完好與否是通過檢查來評定的。行業的不同評定的標準不同。一般的完好標準為：
（1）零部件完整齊全，符合質量要求及安全要求
（2）設備運轉正常、性能良好，功能達到規定要求。
（3）設備技術資料及運轉記錄齊全。
（4）設備整潔，無跑冒滴漏現象。
（5）防凍、保溫，防腐等措施完整有效。
評定為不完好的設備應針對問題進行整改，經過維護、維修，消除不完好的因素，升級為完好設備。
如果經過維修，仍無法達到完好的設備，應加以改造或做報廢處理，不能使其長期處于不完好狀態。
四．加強培訓教育工作，做到專業管理同企業管理相結合
顯然只有將先進的管理理念滲透到設備管理各個環節，并同規范的管理機制有效結合起來，設法提高資金的合理利用程度，才是設備管理現代化，科學化的關鍵。
五．現代化設備管理應具備的基本條件
（一） 建立設備動態管理組織和變通的管理制度。
根據設備管理現代化的要求，不斷調整和改革設備管理與維修組織機構，修訂并完善規章制度。建立與設備綜合管理理念相適應的全員設備管理組織機構，強化專群結合的班組設備管理。健全設備前期管理、狀態維修、改造更新和獎懲制度以適應設備管理變化創新的需要。
（二）采用先進的管理方法推廣應用設備診斷技術，從狀態維修向預知維修發展，提高預期維護設備的能力，應用網絡技術組織關鍵設備的大修工作，達到縮短修理工期和維修費用、資源優化的目的以提高設備的壽命周期各個環節的經濟性。
（三） 使用先進的設備管理工具
根據需要積極推廣使用先進的設備管理工具，提高設備管理工作的效率和質量。如應用電腦提高設備信息管理水平采用先進的設備診斷儀器對連續運行的精、大、稀、關設備進行自動檢測和控制，在設備修理中采用各種精密檢測器具以提高修理精度等。如今，物業管理企業的迅猛發展，物業建設的科技含量在迅速上升，設備升級更新的頻率逐步加快，網絡化、智能化管理服務已經成為當前物業管理企業競爭致勝的關鍵籌碼。為保證在激烈的競爭中具有較強的應變能力，就必須把握好設備管理的先進技術及變化的脈搏，采用前沿的設備管理經驗，使物業管理企業立于不敗之地。